Wyjazd integracyjny dla firmy – Wielkopolska

Wyjazd integracyjny planuje się raz w roku i zwykle robi to osoba, która na co dzień zajmuje się czymś zupełnie innym. Stąd te same pytania wracają za każdym razem: ile sali potrzeba na sto pięćdziesiąt osób, czy jeden dzień wystarczy, z jakim wyprzedzeniem rezerwować i o co zapytać, żeby w listopadzie nie okazało się, że czegoś brakuje. Ten tekst jest o planowaniu, nie o ofercie. Rozpisujemy harmonogram dwóch dni, listę pytań do obiektu i cztery warunki, na których najczęściej rozbija się rezerwacja, na przykładach z Wielkopolski.

Cztery warunki, o które rozbija się większość rezerwacji

Wyjazd integracyjny różni się od wydarzenia prywatnego jedną rzeczą: liczba uczestników jest znana z góry i nie podlega negocjacji. Do sali trzeba wpuścić wszystkich, którzy dostali zaproszenie, a nie tylu, ilu się zmieści.

Stąd cztery warunki, od których zwykle zaczyna się rozmowa z obiektem. Jeśli którykolwiek nie wychodzi, reszta przestaje mieć znaczenie:

• Pojemność sali przy właściwym układzie. Sala „na 300 osób" bywa salą na 300 osób bez parkietu, bez sceny i bez miejsca na bufet.
• Liczba pokoi. Przy wydarzeniu dwudniowym albo integracji z alkoholem nocleg przestaje być dodatkiem.
• Parking. Sto pięćdziesiąt osób przyjeżdżających samochodami to realnie ponad sto aut, plus autokar i samochody obsługi.
• Termin. Popularne obiekty mają zajęte weekendy z dużym wyprzedzeniem, a firmy planują spotkania w cyklu rocznym.

Reszta, czyli menu, program i dekoracje, jest do ustalenia. Tych czterech rzeczy dopasować się nie da.

Przy stu osobach o powodzeniu spotkania decyduje program. Przy trzystu decyduje logistyka.

Ile miejsca naprawdę potrzeba

Najczęstszy błąd przy rezerwacji polega na porównywaniu jednej liczby. Obiekt podaje „sala na 300 osób", organizator przyjmuje, że jego dwustu osiemdziesięciu uczestników się zmieści, a potem okazuje się, że ta liczba dotyczyła bankietu bez parkietu, bez sceny i bez bufetu.

Przy każdej sali trzeba pytać o dwie wartości osobno: ile osób siada przy stołach i ile zostaje, gdy część powierzchni zajmuje parkiet albo scena. Różnica bywa dwukrotna. Poniżej przykład z konkretnego obiektu, żeby było widać skalę.

Różnica między kolumnami to miejsce pod taniec i scenę. Przy bankiecie bez części tanecznej to samo wnętrze przyjmuje znacznie więcej osób. Wydarzenia stojące dla większej liczby gości ustalamy indywidualnie.

Druga rzecz do policzenia to dopasowanie sali do grupy. Sto osób w sali przewidzianej na czterysta siedzi w rozproszeniu i sala wydaje się pusta nawet przy komplecie zaproszonych. Dwieście osiemdziesiąt osób w sali na trzysta oznacza z kolei ciasne przejścia i kolejkę do bufetu. Obiekt z dwiema salami różnej wielkości daje tu pole manewru, którego nie da się kupić rabatem.

Warto też zapytać, czy salę da się podzielić. Możliwość wydzielenia mniejszej części przydaje się przy szkoleniach, gdzie po sesji wspólnej grupa rozchodzi się do warsztatów. Szczegóły obu sal razem z wymiarami znajdują się na podstronie sala na imprezę firmową.

Kiedy rozdzielić wydarzenie na dwie przestrzenie

Najczęstszy powód jest prozaiczny: podczas gdy jedna sala pracuje, druga się przygotowuje. Kilka układów, które sprawdzają się przy wydarzeniach firmowych:

• Część oficjalna osobno od wieczornej. Prezentacje i wystąpienia w jednej sali, bankiet w drugiej. Nikt nie czeka na przestawianie stołów, a przerwa nie rozbija wydarzenia na pół.
• Dwie grupy jednocześnie. Dwa działy, dwa szkolenia, wspólny obiad i wspólny wieczór.
• Wydarzenie z rodzinami. Program dla dorosłych w jednej sali, strefa dla dzieci w drugiej albo na patio.
• Rezerwa na pogodę. Piknik zaplanowany w ogrodzie ma gotowe wnętrze dwadzieścia metrów dalej, a nie namiot postawiony w panice.

Przy planowaniu warto ustalić ten podział wcześnie, bo od niego zależy ustawienie stołów, rozstawienie obsługi i godziny serwisu.

Jeden dzień czy dwa

To rozstrzygnięcie warto podjąć przed szukaniem miejsca, bo zmienia listę obiektów, które w ogóle wchodzą w grę. Wydarzenie jednodniowe da się zrobić wszędzie, gdzie jest wystarczająco duża sala. Dwudniowe wymaga pokoi, a to odsiewa większość lokali.

Format jednodniowy sprawdza się przy spotkaniach do sześciu godzin, gdy uczestnicy mieszkają w promieniu godziny drogi i nie planujemy dłuższej części wieczornej. Wszystko, co ma trwać dłużej albo obejmować integrację po kolacji, działa lepiej w wersji dwudniowej. Poniżej układ, który przy wyjazdach firmowych powtarza się najczęściej.

Największą zaletą tego układu jest to, że nikt nie czeka na przestawianie stołów. Gdy grupa jest w ogrodzie albo w drugiej sali, obsługa przygotowuje wnętrze pod kolejny punkt programu.

Przy wersji jednodniowej harmonogram wygląda podobnie, tylko kończy się po kolacji. Warto wtedy z góry ustalić godzinę zakończenia i podać ją w zaproszeniu, bo bez tego część uczestników zacznie wychodzić w trakcie części wieczornej.

Nocleg przesądza o tym, kiedy kończy się wieczór

To punkt, który najmocniej odróżnia wydarzenie udane od poprawnego. Impreza bez noclegu kończy się wtedy, gdy pierwsza osoba zaczyna patrzeć na zegarek i liczyć drogę powrotną. Zwykle dzieje się to około dwudziestej drugiej, czyli w momencie, w którym integracja dopiero zaczyna działać.

W Spichlerzu Wąsowo są 83 pokoje, a razem z bazą noclegową Pałacu Wąsowo kompleks dysponuje 150 pokojami i 420 miejscami noclegowymi. Dla organizatora oznacza to trzy rzeczy naraz: brak tematu transportu powrotnego, brak rozproszenia grupy po okolicznych hotelach i możliwość zaplanowania drugiego dnia bez zwożenia wszystkich z powrotem.

Przy zbieraniu deklaracji od uczestników warto pytać o pokoje, a nie o miejsca. To dwie różne liczby i różnica bywa spora: część osób zgodzi się na pokój dwuosobowy ze współpracownikiem, część nie, a przy wyjeździe z partnerami albo rodzinami układ zmienia się jeszcze raz. Lista pokoi przygotowana tydzień wcześniej oszczędza tłoku przy recepcji w dniu przyjazdu.

Szczegóły bazy noclegowej są w opisie noclegów. Dla uczestników, którzy zostają na drugi dzień, na miejscu jest też zewnętrzna strefa relaksu, więc wieczór nie musi kończyć się na sali.

Parking, autokary i dojazd

Parking bywa pomijany na etapie wyboru miejsca i wraca w dniu wydarzenia. W kompleksie Wąsowo jest 200 miejsc parkingowych, więc grupa dojeżdżająca własnymi samochodami nie zastawia drogi dojazdowej ani trawnika.

Przy wyborze obiektu w Wielkopolsce warto sprawdzić też czas dojazdu z miast, z których realnie przyjedzie grupa. Wąsowo leży w okolicy Poznania, w gminie Kuślin, niedaleko Nowego Tomyśla, Grodziska Wielkopolskiego i Opalenicy. Dojazd autokarem jest możliwy, a przy większych wydarzeniach warto go rozważyć niezależnie od liczby miejsc parkingowych, bo rozwiązuje kwestię powrotu tych uczestników, którzy nie zostają na noc.

Kiedy w roku zaplanować spotkanie

Pora roku ustawia program wyjazdu integracyjnego bardziej, niż się wydaje na etapie wyboru daty. Obiekty sezonowe wypadają z gry dokładnie wtedy, gdy firmy planują najwięcej spotkań, czyli w styczniu i w grudniu, więc przy terminie zimowym pierwsze pytanie brzmi, czy sala jest ogrzewana, a nie dogrzewana na weekend.

Poniżej rozkład, który przy planowaniu rocznym powtarza się w większości firm, razem z tym, co w danym okresie faktycznie da się wykorzystać.

Jeśli spotkania mają być cykliczne, warto wybrać obiekt czynny przez cały rok. Oszczędza to powtarzania całej procedury wyboru miejsca przy każdej kolejnej dacie, a przy rezerwacji z wyprzedzeniem daje lepszą pozycję w rozmowie o terminie.

Kuchnia na miejscu czy catering dowożony

Przy trzystu osobach jedzenie przestaje być kwestią smaku, a staje się kwestią czasu. Danie wydane sprawnie i ciepłe jest lepsze od wyszukanego, które dociera do ostatniego stołu po czterdziestu minutach.

Stąd pytanie, które warto zadać przed rezerwacją: czy obiekt ma kuchnię na miejscu, czy dowozi catering. Zaplecze przy samej sali oznacza krótszą drogę talerza i możliwość rozłożenia serwisu w czasie. Catering dowożony bywa tańszy, ale przy grupie powyżej dwustu osób trudniej utrzymać tempo i temperaturę.

Druga rzecz to forma podania, bo bufet, serwis kelnerski i grill w ogrodzie rządzą się zupełnie różnymi godzinami i wymagają innej liczby obsługi. Warto ustalić ją razem z harmonogramem dnia, a nie po wyborze menu. W Wąsowie obie sale mają własne zaplecze gastronomiczne, a kuchnia pracuje na produktach od lokalnych dostawców i z własnego ogrodu — szczegóły są w opisie menu.

Program integracyjny bez firmy eventowej

Program integracyjny nie musi być rozbudowany, żeby zadziałał. Przy wyjeździe firmowym najlepiej sprawdzają się rzeczy, które ludzie mogą robić bez zapisów i bez prowadzącego, w tempie, jakie im pasuje.

Dlatego przy wyborze obiektu warto sprawdzić, co jest dostępne na miejscu bez dowożenia animacji. Teren zielony, gry, strefa relaksu i miejsce na krótką część oficjalną na powietrzu zwykle wystarczają, a koszt programu spada do zera. W Wąsowie jest to park i ogród z altaną, minigolf, bilard, biblioteka gier, trasy rowerowe i do nordic walkingu oraz zewnętrzna strefa relaksu z sauną, balią i szklarnią.

Altana albo zadaszone patio przydaje się przy części oficjalnej na świeżym powietrzu: wręczenie nagród, krótkie wystąpienie, wspólne zdjęcie zespołu. Warto przy rezerwacji ustalić, gdzie dokładnie przenosi się ten punkt przy deszczu, bo improwizacja w tym miejscu kosztuje pół godziny programu.

Formaty spotkań i czego każdy wymaga

• Spotkania roczne i podsumowania. Część oficjalna z wystąpieniami, potem bankiet, dla części uczestników nocleg.
• Szkolenia i wyjazdy integracyjne. Sala robocza, obiad, wieczór integracyjny, drugi dzień od śniadania. Ten format najmocniej zależy od liczby pokoi.
• Jubileusze firm. Bankiet zasiadany dla kilkuset osób z częścią artystyczną.
• Wigilie firmowe. Grudzień w ogrzewanych salach, z możliwością zostania na noc.
• Pikniki i imprezy rodzinne. Ogród, gry na powietrzu i sala jako zaplecze.
• Spotkania z kontrahentami. Mniejsza grupa w jednej sali, kolacja i nocleg.

Każdy z tych formatów wymaga czego innego od obiektu. Jubileusz potrzebuje dużej sali i sceny, szkolenie dwudniowe przede wszystkim pokoi, piknik rodzinny terenu zielonego i planu na deszcz. Warto ustalić format przed szukaniem miejsca, bo zmienia listę obiektów, które w ogóle wchodzą w grę.

Jeśli dopiero zaczynają Państwo planowanie, pomocny będzie starszy tekst o tym, jak zacząć organizację imprezy firmowej, oraz wpis o tym, dlaczego warto organizować spotkania integracyjne. Gotowy zakres i dostępne przestrzenie opisaliśmy osobno na podstronie imprezy firmowe.

Jak to wygląda w obiekcie pod Poznaniem

Czego przy takim układzie nie trzeba organizować osobno:

O co zapytać przed rezerwacją

Sześć pytań, które warto zadać przy każdym obiekcie rozważanym pod wyjazd integracyjny, niezależnie od tego, czy będzie to Wąsowo, czy miejsce po drugiej stronie Wielkopolski.

Częste pytania